01.05.2007 | Steufa-Praxis

Kündigen Sie Ihrem Buchhalter rechtzeitig

Betriebsprüfung bei einem Bauunternehmer: Drei Tage nach der Aufforderung wurden dem Prüfer sämtliche angeforderten Unterlagen ordnungsgemäß vorgelegt. Im Gespräch mit dem – die Prüfung begleitenden – Buchhalter, erfuhr der Prüfer von dessen zwischenzeitlich ergangener Kündigung. Über die Gründe wollte sich der Buchhalter nicht weiter äußern. 

Bei Durchsicht der geleisteten Versicherungsbeiträge fiel ihm ein gelb markiertes Schreiben der Betriebs-Haftpflicht-Versicherung in die Hände. Bei genauerer Betrachtung stellte der Prüfer fest, dass es sich hierbei um einen sogenannten Regulierungsnachtrag zur Betriebshaftpflichtversicherung handelte. Entsprechend den Regelungen in den „Allgemeinen Bedingungen für die Haftpflichtversicherung“ wird zunächst eine vorläufige Berechnung des Versicherungsbeitrags nach den Angaben des Versicherten vorgenommen und erst nach Ablauf des Vorauszahlungszeitraums wird der endgültige Beitrag festgesetzt. 

Berechnungsgrundlage ist dabei u.a. die Höhe der Lohn- und Gehaltssummen, die – gerade in der Baubranche – erheblichen Schwankungen unterliegt. Infolgedessen kann es zu beträchtlichen Nachzahlungen bzw. Erstattungen kommen. Vorliegend wurde nachträglich eine Gutschrift von 5.000 EUR erteilt. Auf dem Schreiben war der Zusatz „Das Guthaben wird erstattet“ gelb markiert. Auf welchem Konto die Gutschrift erfolgte, war nicht ersichtlich. War diese Markierung nun bereits seitens der Versicherung erfolgt oder war das ein Hinweis seitens des Buchhalters? Der Buchhalter wich den Fragen des Prüfers aus und verwies ganz allgemein auf die Buchführungsunterlagen. Der Prüfer suchte vergeblich in den Kontoauszügen nach einer entsprechenden Verbuchung.