10.10.2023 · Fachbeitrag · Bilanz

So bilden Sie für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine Rückstellung

| Viele Vermittler stehen vor Bilanzierungsfragen. Sind Rückstellungen zu bilden? Wofür? In welcher Höhe? Und worin besteht eigentlich der Vorteil? VVP nimmt das zum Anlass, die wichtigsten Rückstellungen für Vermittler in einer Serie grundlegend zu analysieren und praxisgerecht mit Berechnungsbeispielen aufzubereiten. In diesem Teil der Serie zeigt VVP, wie Sie eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen finanzamtskonform bilden. |

Eine Aufbewahrungsrückstellung ist verpflichtend

Vermittler sind nach HGB und AO zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Aufzubewahren sind z. B. zehn Jahre lang die Jahresabschlüsse mit allen dazugehörigen Belegen und Unterlagen, Buchungsbelege sowie Ein- und Ausgangsrechnungen (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i. V. m. Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i. V. m. Abs. 3 AO). Eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i. V. m. Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i. V. m. Abs. 3 AO).

Mit dieser Pflicht sind natürlich hohe Aufwendungen verbunden. Seien es z. B. die Raumkosten für das Lager oder die Kosten für ein Regalsystem. Da diese Aufwendungen erst in den folgenden Jahren bei Erfüllung der Aufbewahrungspflicht anfallen, sie sich jedoch wirtschaftlich auf das abgelaufene Geschäftsjahr beziehen (aus diesem stammen ja die aufzubewahrenden Unterlagen), ist für die künftig anfallenden Aufbewahrungskosten zum Ende des Geschäftsjahres eine gewinnmindernde Rückstellung zu bilden (§ 249 Abs. 1 HGB).