§ 6 EStG - Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrungskosten

In Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Die handelsrechtliche Verpflichtung gemäß § 249 Abs. 1 HGB gilt wegen des Maßgeblichkeitsgrundsatzes zwingend auch für die Steuerbilanz. Die Verpflichtung besteht für ab dem 10.3.2003 aufgestellte Bilanzen. An diesem Tag wurde ein entsprechendes BFH-Urteil veröffentlicht. Insoweit kommt also eine Bilanzänderung nach § 4 Abs. 2 EStG in Betracht.

Für die Bewertung sind sämtliche Einzel- sowie ein angemessener Teil der Gemeinkosten maßgebend. Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtags für die Erfüllung von Verpflichtungen voraussichtlich notwendig ist (H 6.11 EStH). Zu den rückstellungsfähigen Kosten gehören beispielsweise folgende Aufwendungen:

Anteilige Raumkosten wie AfA, Miete, Reinigung, Heizung, Strom Instandhaltung, Gebäudeversicherung oder Grundsteuer. Der anteilige Aufwand kann aus Vereinfachungsgründen gemäß H 4.7 EStH auch entsprechend dem Verhältnis der Fläche des Archivs zur Gesamtfläche ermittelt werden.