Geschäftsbriefe - Pflichtangaben in E-Mails

Bereits seit Jahresbeginn müssen Geschäftsbriefe sämtliche Pflichtangaben unabhängig davon enthalten, ob sie auf postalischem oder elektronischem Weg verschickt werden. Das ergibt sich als Nebeneffekt aus dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG, 10.11.06, BGBl I 06, 2553), wonach sich die Pflichtangaben nun auch ausdrücklich auf E-Mails erstrecken. Damit ist generell auch der externe Geschäftsverkehr betroffen, der per E-Mail etwa mit Kunden, Lieferanten oder Behörden geführt wird. Generell müssen Einzelkaufleute und Personen- sowie Kapitalgesellschaften bei der Gestaltung ihrer Schreiben gesetzliche Vorgaben beachten. Dies soll es dem Empfänger erleichtern, sich sofort über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu informieren. Wer nicht ins Handelsregister eingetragen ist, muss lediglich Vor- und Zuname ausweisen. Bei einer GbR ist die Angabe der vollständigen Namen von allen Gesellschaftern notwendig. Ansonsten sind Informationen über das Handelsregister, den eingetragenen Firmenname, über die Rechtsform und Sitz erforderlich. Bei einer GmbH kommen Angaben über die Geschäftsführer und bei einer GmbH & Co. KG über die persönlich haftenden Gesellschafter hinzu. Nachfolgend die Pflichtangaben im Einzelnen:  

• Der Einzelkaufmann muss seine Firma gem. § 37a Abs. 1 HGB mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, dem Ort der Handelsniederlassung sowie Handelsregistergericht und -nummer ausweisen.

• Für Personengesellschaften als OHG und KG gilt dasselbe wie für den Einzelkaufmann, wenn alle Gesellschafter natürliche Personen sind. Hinzu kommt der Rechtsformzusatz.

• Eine GmbH muss zusätzlich Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, alle Geschäftsführer mit dem Familiennamen und einem ausgeschriebenen Vornamen ausweisen. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

• Für die GmbH & Co. KG gelten die Pflichtangaben für eine KG, hinzu kommen die für eine GmbH erforderlichen Daten.