13.10.2015 · Fachbeitrag · Steuern im Blickpunkt - GoBD 2014

Checklisten für die Mandantenarbeit: Steuersicherer Umgang mit E-Korrespondenz

| Der weitaus größte Teil der Korrespondenz erfolgt mittlerweile elektronisch; Papierbriefpost ist eher die Ausnahme. Dennoch sind erstaun-licherweise viele Mandanten noch immer verunsichert bei der Frage, wie mit der E-Korrespondenz konkret umzugehen ist und insbesondere, was steuerlich verlangt wird. Andere wiederum sehen dies erstaunlich „locker“, drucken die für wichtig gehaltenen Informationen aus und löschen die E-Post. Der Berater sollte die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff [GoBD]“ zum Anlass nehmen, dem Mandanten ein konkretes Vorgehen zu empfehlen. |

1. Nebeneinander von Papier- und E-Post

In der Regel finden sich in einer Buchhaltung beide Belegformen:

• Beispiel

Mandant M ist selbstständiger Rechtsanwalt (Strafverteidiger).

Während M seine Honorarnoten (Ausgangsrechnungen) weiterhin auf Papier schreibt, erhält er die Eingangsrechnungen über Büromaterial und dergleichen überwiegend in der Regel in der Form, dass die Rechnung als PDF-Datei einer E-Mail angehängt ist.

Ebenfalls per E-Mail erfolgen große Teile der Behörden, Gerichts- und Mandantenkorrespondenz. Auch die Gutachten von Ärzten und Sachverständigen erreichen den M in der Regel per E-Mail.