· Fachbeitrag · Neues zur offenen Ladenkasse
„Zählprotokoll“ bei offener Ladenkasse ist keine Pflicht, aber es ist zu empfehlen!
| Der BFH hat klargestellt, dass die Anfertigung eines „Zählprotokolls“, also einer Aufstellung über die Stückzahl der in der Kasse am Tagesende vorhandenen und dem Kassenbericht zugrunde gelegten Geldscheine und -münzen, auch weiterhin für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung nicht erforderlich ist. Der Kassenbericht ist bei offener Ladenkasse weiterhin ausreichend. |
In vielen Kanzleien herrscht Unsicherheit darüber, ob bargeldintensiven Mandanten mit Kassen ein Zählprotokoll zu empfehlen ist bzw. ob ohne Zählprotokoll überhaupt gebucht werden darf. Mit dem oben genannten aktuellen BFH-Beschluss vom 16.2.2016 (X B 41/16) wird die Frage, wann ein Zählprotokoll erforderlich ist, eindeutig geklärt:
- In dem Beschluss heißt es, dass die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung bei Bareinnahmen, die ähnlich einer offenen Ladenkasse erfasst werden, einen täglichen Kassenbericht erfordert. Dieser ist auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens der Bareinnahmen zu erstellen.
- Ein über den Kassenbericht hinausgehendes „Zählprotokoll“, in dem die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und -münzen aufgelistet wird, ist dabei nicht notwendig.
Was bedeutet das nun für die Praxis?
Bei der offenen Ladenkasse muss der Kassenbestand bei Kassenschluss gezählt werden. Dann wird der Anfangsbestand abgezogen, Privateinlagen subtrahiert und Privatentnahmen hinzugerechnet. Etwaige bar bezahlte Rechnungen werden hinzugerechnet. So errechnet sich die Tageslosung, also die steuerpflichtige Einnahme an diesem Tag.
Es wird also quasi retrograd, ausgehend von dem ausgezählten Kassenendbestand die eigentliche Tageseinnahme erst errechnet. Das heißt, dass bei einer offenen Ladenkasse zwingend der Schlussbestand gezählt werden muss. Damit gehört bei der offenen Ladenkasse das Auszählen der Kasse denknotwendig zum System. Dies ist anders, als bei elektronischen Kassen.
Der entscheidende Unterschied liegt damit in der verwendeten Kasse, die der Steuerpflichtige in Betrieb hat. Bei elektronischen Kassen muss ich tatsächlich nicht zwingend auszählen, um die Einnahme des Tages zu haben. Das errechnet die elektronische Kasse selbst, indem sie die getätigten Umsätze in dem Z-Bon zusammenfasst.
An dieser Stelle kommen das Zählen und das Zählprotokoll ins Spiel. Hier verlangt die Rechtsprechung, dass eine Kasse nicht nur rechnerisch geführt wird, sondern auch ausgezählt werden muss. Es ist also genau genommen nur das Nachzählen oder Auszählen der Kasse erforderlich, weniger das Zählprotokoll. Denn das Auszählen ist quasi die vier-Augenkontrolle zum Rechenwerk, also die Gegenkontrolle zu dem, was der Z-Bon sagt.
Und was sagt die Betriebsprüfung?
Im Rahmen der Betriebsprüfung wird jeder auf die Frage des Prüfers, ob denn gezählt wurde, antworten, er habe gezählt. Das kann man glauben oder auch nicht. Um sich hier abzusichern, sollte ein Zählprotokoll bei den übrigen Kassen (außerhalb der sogenannten offenen Ladenkasse) stets vorhanden sein. Das Zählprotokoll schafft den indiziellen Nachweis, dass gezählt worden sei. Um auf Nummer sicher zu gehen und sich nicht auf eventuelle Zeugen verlassen zu müssen oder andere Beweismittel-Krücken, macht es Sinn, ein Zählprotokoll auszufüllen.
PRAXISHINWEIS | Die ganz Vorsichtigen machen immer ein Zählprotokoll. Immerhin ist es nicht verboten, auch bei der offenen Ladenkasse ein Zählprotokoll zu fertigen. Bevor man also dem Steuerpflichtigen lang und breit erklärt, was der Unterschied zwischen einer sogenannten offenen Ladenkasse und einer elektronischen Kasse ist, ist es verkürzt gesagt am Einfachsten, wenn man jedem Kasseninhaber einfach auferlegt, immer ein Zählprotokoll zu fertigen. |
