§ 6 EStG - Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrungskosten

In Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Die handelsrechtliche Verpflichtung gemäß § 249 Abs. 1 HGB gilt wegen des Maßgeblichkeitsgrundsatzes zwingend auch für die Steuerbilanz, sofern die Bilanzen nach der Veröffentlichung des BFH-Urteils zu diesem Sachverhalt erstellt worden sind:  

• Die nachträgliche Bildung einer Aufbewahrungsrückstellung ist nicht zulässig, wenn die Bilanz bis zum 19.8.2002 aufgestellt wurde.

• Für bis zum 10.3.2003 aufgestellte Abschlüsse besteht eine freiwillige Wahl, die Aufbewahrungskosten zu passivieren.

• Für am 10.3.2003 und später aufgestellte Bilanzen besteht in noch nicht bestandskräftigen Bescheiden eine Pflicht zum Ausweis der Rückstellung. In Betracht kommt die Bilanzänderung nach § 4 Abs. 2 EStG.

Für die Bewertung sind sämtliche Einzel- sowie ein angemessener Teil der Gemeinkosten maßgebend. Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtags für die Erfüllung von Verpflichtungen voraussichtlich notwendig ist (H 6.11 EStH). Zu den rückstellungsfähigen Kosten gehören beispielsweise  

• anteilige Raumkosten wie AfA, Miete, Reinigung, Heizung, Strom Instandhaltung, Gebäudeversicherung, Grundsteuer,

• Betriebsausgaben und AfA für die Einrichtungsgegenstände im Archiv wie Regale und Schränke,

• anteilige Personalkosten für den Aufbewahrungsraum,

• Einmalaufwand für die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen sowie

• interne und externe Kosten für Archivierung, Sicherung und Lesbarmachung der Datenbestände.

Nicht in die Rückstellung gehören hingegen erst künftig anfallende Aufwendungen wie etwa eine Archiverweiterung, der Kauf weiterer Ordner und Regale sowie die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Das betrifft auch die anteiligen Finanzierungskosten für die Archivräume, da sich die Rückstellung auf Einzel- und notwendige Gemeinkosten beschränkt. Gleiches gilt für Dokumente, die grundsätzlich nicht oder wegen Zeitablaufs nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind, aber weiterhin freiwillig vorrätig gehalten werden sollen. Insoweit muss eine Aufteilung der insgesamt ermittelten Kosten erfolgen.