Aufbewahrungspflichten - Diese privaten Unterlagen werden 2008 nicht mehr benötigt

Für Privatbelege außerhalb der Gewinneinkünfte, z.B. bei Mieteinnahmen, Werbungskosten sowie Sonderausgaben, besteht keine Aufbewahrungspflicht i.S.d. § 147 AO. Sie werden lediglich für die entsprechende Veranlagung im Rahmen der Mitwirkungspflicht benötigt. Nach Rückgabe durch das Finanzamt müssen sie aufgrund der erfüllten Beweislast nicht mehr gesondert bereitgehalten werden. Dies gilt auch bei Bescheiden unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Steuerpflichtige darauf hingewiesen wird, dass es im Hinblick auf die weiterhin bestehende Mitwirkungspflicht und Beweislast für ein späteres Verfahren in seinem Interesse ist, die Belege aufzubewahren.  

Bei einer Abgabe der Steuererklärung mittels ELSTER gilt hingegen etwas anderes. Hier werden die Betroffenen durch einen Hinweis in der Anlage zur komprimierten Steuererklärung darauf aufmerksam gemacht, dass die Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft des Steuerbescheids bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren sind.  

Eine Besonderheit besteht für Empfänger von steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Das betrifft Umsätze, die sich auf die Bebauung, Verwertung, Nutzung, Unterhaltung, Veräußerung oder den Erwerb selbst beziehen. Hier sind Privatpersonen nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG verpflichtet, Rechnung, Zahlungsbeleg (Kontoauszug, Quittung) oder andere beweiskräftige Unterlagen (Bauverträge, Abnahmeprotokolle) zwei Jahre lang in lesbarer Form aufzubewahren. Der Fristlauf beginnt erst mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde und nicht bereits mit Erbringung der Leistung. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung gilt auch dann, wenn der leistende Unternehmer in der Rechnung hierauf nicht hingewiesen hat oder dies bei einer Kleinbetragsrechnung auch nicht muss. Der vorsätzliche oder leichtfertige Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten ist nach § 26a Abs. 1 Nr. 3 UStG eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße von bis zu 500 EUR geahndet werden kann.